在企业的财务审计与日常往来中，询证函是一个常见且重要的工具。它不仅是注册会计师审计程序的关键一环，也是企业间确认债权债务、核实交易信息的重要手段。本文将详细解释询证函的含义，并重点阐述当企业收到询证函时应当如何处理，以及其在审查企业会计报表过程中的核心作用。

一、询证函的含义

询证函，又称询证函证，是指注册会计师（或其他独立审计人员）为了获取影响财务报表或相关披露认定的项目的信息，通过直接来自第三方（被询证者）对有关信息和现存状况的声明，获取和评价审计证据的过程。简单来说，它是一份由审计方（通常是会计师事务所）发出，要求收函方（如企业的客户、供应商、开户银行等）对与委托审计企业（即被审计单位）之间特定账户余额或交易条款进行确认的正式书面函件。

其主要目的包括：

1. 验证真实性：确认被审计单位会计报表中反映的资产、负债、所有者权益以及收入、费用等项目的真实存在与准确性。
2. 发现错报：通过外部独立来源的回复，发现可能存在的财务报表错报（无论是无意差错还是有意舞弊）。
3. 增强审计证据可靠性：来自独立第三方的直接确认，通常被认为比企业内部产生的证据更为可靠，是高质量审计证据的重要来源。

常见的询证函类型有：银行询证函（核实银行存款、贷款等信息）、往来款项询证函（核实应收账款、应付账款余额）、存货询证函（如委托代销、存放他处的存货）等。

二、收到企业询证函的处理流程

当企业作为被询证者收到来自其他企业（通常是其客户或供应商）审计机构发出的询证函时，应谨慎、及时、准确地予以处理，因为这关系到双方企业的财务数据确认及审计工作的顺利进行。处理流程一般如下：

1. 确认收函与内部交接：

• 指定专人（通常是财务部门相关人员）负责接收、登记与管理所有收到的询证函。

• 核实发函方信息（会计师事务所名称、地址、联系方式）及询证事项所涉及的本企业相关信息是否清晰、完整。

1. 仔细核对询证内容：

• 调阅内部记录：根据询证函中要求确认的项目（如截至某一日期的欠款余额、交易合同条款、是否提供担保等），立即查阅本企业的会计账簿、合同、出库/入库单、银行对账单等相关原始记录。

• 逐项核对：将内部记录的数据与询证函上所列信息进行逐项、仔细核对。

1. 判断并填写回函：

• 信息相符：如果本企业记录与询证函所列信息完全一致，则在询证函的“信息证明无误”处盖章（通常为公章或财务专用章）确认，并由经办人签字。

• 信息不符：如果发现任何不一致之处（如余额有差异、存在未入账的款项、交易条款记录不同等），切勿直接盖章确认。应在询证函的“信息不符”处或另附说明中，清晰、具体地列明所有差异的详细情况、原因及正确的信息。例如，应注明“我司记录应付贵公司XX款项为XX元，与来函所述XX元不符，差异原因为某笔发票未达/扣款争议等”。

• 无法确认：对于某些无法核实或不属于本企业职责范围的询证内容，应如实说明“无法确认”及理由。

1. 直接回函原则：

• 审计准则强调询证函应由注册会计师直接控制发出和收回。因此，回函必须直接寄回给发函的会计师事务所，地址应以询证函上列明的会计师事务所地址为准，切勿将回函交还给被审计单位或由其转交，以保证回函的独立性与可靠性。

1. 保留处理记录：

• 企业应对发出或收到的所有询证函及回函副本（或扫描件）、核对记录、差异说明等进行归档保存，作为重要的财务档案备查。

三、询证函在审查企业会计报表中的作用

对于注册会计师而言，执行函证程序是审查企业会计报表不可或缺的审计程序。其核心作用体现在：

1. 获取高可靠性审计证据：如前所述，来自独立第三方的书面回函是外部证据，其证明力通常强于企业内部会计记录和口头询问。
2. 验证特定认定的真实性：

• 存在性认定：通过向银行函证，可以证实货币资金、借款的真实存在。

• 权利与义务认定：通过向债权人或保管方函证，可以证实资产的所有权或控制权。

• 完整性认定：通过向所有重要客户发函，可能发现未入账的应收账款（即低估负债或高估资产的反向测试）。

• 计价与分摊认定：确认应收账款的可回收性、账龄等信息。

1. 识别与评估重大错报风险：回函中的差异往往是发现会计核算错误、舞弊迹象（如虚增收入、隐瞒负债）的重要线索。注册会计师必须对所有差异进行调查，评估其对财务报表可能产生的重大影响。
2. 影响审计意见的形成：如果注册会计师认为函证程序对于某一重要账户或交易是必要的审计程序，但无法实施或未能获取满意回函，且无法通过替代程序获取充分、适当的审计证据，这可能被视为审计范围受到限制，进而可能影响其审计意见的类型（如发表保留意见或无法表示意见）。

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询证函是连接被审计单位、第三方与审计机构的桥梁，是确保财务信息真实、透明的重要机制。对于收到询证函的企业，秉持专业、负责的态度，严格按流程核对并直接回函，不仅是履行对商业伙伴的责任，也是维护自身财务记录准确性和企业信誉的体现。对于审计工作而言，有效执行函证程序是保障审计质量、对企业会计报表发表可靠审计意见的基石。理解并妥善处理询证函，对维护健康的商业环境和资本市场秩序具有重要意义。